Hiện nay nhiều doanh nghiệp mới thành lập, nhưng đa phần đều nằm ở các thành phố lớn như Hà Nội, Hồ Chí Minh, Đà Nẵng,…Hơn nữa, việc tìm diện tích để thiết lập văn phòng trong thời buổi hiện nay cực kỳ khó khi mà giá bất động sản tại các thành phố lớn đều cao “ngất trời”. Liệu có bao nhiêu doanh nghiệp đủ tài chính để xây dựng văn phòng làm việc đủ tiêu chuẩn ?
Từ đó, dịch vụ cho thuê văn phòng ảo ra đời như một giải pháp hữu hiệu để giúp các doanh nghiệp vượt qua giai đoạn khó khăn ban đầu này, đặc biệt là những doanh nghiệp khởi nghiệp, doanh nghiệp vừa và nhỏ, có nguồn vốn nhỏ và chưa ổn định.
Nhưng cái gì cũng vậy, lợi ích đem lại nhiều nhưng hậu quả cũng không ít nếu bạn chưa đánh giá về loại hình văn phòng ảo và hậu quả của bạn có thể gặp phải !
1. Đội Ngũ Lễ Tân Thiếu Chuyên Nghiệp
Khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, tức là bạn không cần phải làm việc tại văn phòng công ty cung cấp dịch vụ, mà bạn có thể làm việc ở bất kỳ nơi nào bạn muốn.
Bạn chỉ tới văn phòng mỗi khi cần tiếp khách, gặp gỡ đối tác và sẽ được đội ngũ lễ tân văn phòng ảo hỗ trợ trong khâu đón tiếp. Hình ảnh doanh nghiệp bạn lúc này sẽ được thể hiện có chuyên nghiệp, có ấn tượng trong mắt khách hàng, đối tác không.
Vậy nên, với những công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo còn non kinh nghiệm thì trình độ nghiệp vụ của lễ tân sẽ không vững, còn thiếu sót trong công việc. Và điều đó sẽ khiến cho hình ảnh của bạn sẽ suy giảm và tạo sự không hài lòng với khách hàng.
2. Khả năng cung cấp dịch vụ thấp.
Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo không những là việc cung cấp một địa chỉ đăng ký kinh doanh đẹp, văn phòng giao dịch mà còn cung cấp cho bạn những không gian khác như khu vực tiếp khách, phòng họp, khu vực sảnh chờ,… và nhiều tiện ích khác.
Và bạn biết đó, ở mỗi toà nhà, công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo có thể cho nhiều doanh nghiệp cho thuê địa chỉ kinh doanh và nhu cầu về không gian kể trên rất lớn. Nếu gặp trường hợp có nhiều khách hàng cùng sử dụng khu vực tiếp khách cùng 1 lúc, nhưng khả năng đáp ứng lại không đủ thì rất dễ gây cảm giác khó chịu cho bạn và khách hàng của bạn.
Chính vì vậy, cần tìm đơn vị cung cấp có thể cung cấp tốt dịch vụ để công việc không bị gián đoạn.
3. Vấn đề pháp lý.
Tuy sự xuất hiện của loại hình “văn phòng ảo” này khá lâu, nhưng vẫn không có ít doanh nghiệp gia nhập ngành chỉ trong vòng 2 năm trở lại đây.
Trong thực tế, pháp luật không có nội dung quy định cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động, doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về tính trung thực khi khai báo địa chỉ trụ sở kinh doanh và các giấy tờ hợp lệ.
Nhưng với những công ty văn phòng ảo mới thành lập, chưa có kinh nghiệm để giải quyết những thủ tục thành lập doanh nghiệp, đăng ký giấy phép kinh doanh, từ đó sự tư vấn cho khách hàng sẽ có những thiếu sót làm cho khách hàng phải tốn thời gian và thủ tục rắc rối để đăng ký giấy phép kinh doanh.
4. Những điều kiện trong hợp đồng rõ ràng.
Với những công ty văn phòng ảo không uy tín, trong hợp đồng cho thuê văn phòng thông thường có những mánh khoé, những điều khoản không rõ ràng, cụ thể. Cho tới khi xuất hiện sự cố trong quá trình sử dụng dịch vụ thì bạn sẽ gặp khó khăn khi giải quyết vấn đề đó, do không có quy định trong hợp đồng. Đôi khi, bạn còn là người chịu thiệt thòi do không hiểu rõ về hợp đồng và các điều khoản.
Vì vậy, lựa chọn những công ty cho thuê văn phòng ảo uy tín sẽ giúp bạn yên tâm trong quá trình kinh doanh của mình, tránh được những rủi ro không mong muốn.
5. Rò rĩ thông tin
Khi bạn sử dụng văn phòng ảo sẽ nhiều tiện ích như nhận thư từ, bưu phẩm của đối tác, khách hàng hoặc điện thoại viên tiếp nhận điện thoại, trả lời trong phạm vị cho phép.
Nếu bạn không sử dụng văn phòng ảo tại những đơn vị uy tín, lâu năm thì việc rò rĩ thông tin cá nhân, thông tin doanh nghiệp hay thông tin về các đối tác, khách hàng có thể xảy ra. Khi đó, bạn có chắc công việc kinh doanh của bạn còn thuận lợi hay không ?
6. Giá cả so với chất lượng dịch vụ không cần xứng
Với mức giá chỉ từ 290.000 VNĐ/1 Tháng, bạn có thể tận hưởng được rất nhiều tiện ích từ dịch vụ văn phòng ảo mang lại. Nhưng thực tế, thì chất lượng, các tiện ích bạn nhận được có tương xứng với chi phí bạn bỏ ra hay không.
Để đánh giá được chi phí bỏ ra có tương xứng hay không thì cần xem xét đến nhiều yếu tố như: Không gian làm việc, nhân viên lễ tân, nhân viên kế toán, chăm sóc khách hàng, trang thiết bị máy móc và quan trọng nhất là địa chỉ kinh doanh. Địa chỉ để đăng ký giấy phép kinh doanh phải đẹp, nằm trên các tuyến đường lớn để thuận tiện cho việc giao dịch với khách hàng.
7. Các dịch vụ khác đi kèm
Đa phần với các công ty cung cấp văn phòng ảo hiện nay đều cung cấp các dịch vụ đi kèm như dịch vụ thành lập doanh nghiệp trọn gói, dịch vụ kế toán,… Nhưng điều bạn cần cân nhắc kỹ, lựa chọn những đơn vị đã cung cấp văn phòng ảo lâu năm và có uy tin trên thị trường để có thể sử dụng được dịch vụ một cách tốt nhất.
Tóm lại: Việc thuê văn phòng ảo cũng giống như việc lựa chọn người bạn đồng hành trong bước đầu khởi nghiệp. Việc thành công của bạn còn phụ thuộc vào đơn vị cung cấp văn phòng ảo bởi những tiện ích bạn sẽ nhân được sẽ hỗ trợ cho bạn rất nhiều trong quá trình hoạt động. Nếu bạn cần tư vấn thêm về dịch vụ văn phòng ảo có thể liên hệ HOTLINE: 0909.856.388 để được TƯ VẤN MIỄN PHÍ
