Văn Phòng Đại Diện – Chức Năng Và Thủ Tục Làm Văn Phòng Đại Diện
văn phòng đại diện là xu hướng của rất nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước trong nền kinh tế thị trường với môi trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay nhằm mục đích mở rộng tối đa thị trường kinh doanh và nâng cao doanh số bán hàng.
Tuy nhiên, nhiều cá nhân, doanh nghiệp không có khái niệm cụ thể là văn phòng đại diện là gì – Chức năng cụ thể ra sao ? Điều này thực sự nguy hiểm vì có thể đem tới tới rủi ro cho doanh nghiệp
Văn Phòng Đại Diện Là Gì ?
“Văn Phòng Đại Diện”, rất nhiều người đã từng nghe đến khái niệm này thường nghĩ rằng chi nhánh và văn phòng đại diện giống nhau, chỉ khác nhau tên gọi. Tuy nhiên, 2 hình thức này khác nhau lẫn tên gọi và chức năng.
Theo khoản 2, điều 45 trong luật doanh nghiệp năm 2014 quy định rằng “văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ lợi ích đó. Tổ chức và hoạt động của văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật”
Có thể nói rằng, văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh, không được ký hợp đồng kinh tế với đối tác, trừ khi có giấy uỷ quyền từ trụ sở chính. Doanh nghiệp quản lý các hoạt động của văn phòng đại diện, nên mọi hoạt động về khai thuế, xuất hoá đơn sẽ do trụ sở chính quản lý.
Nếu chủ sở hữu chỉ cần một địa chỉ hợp pháp để dễ dàng trong quá trình giao dịch với đối tác mà không cần thiết phải thực hiện chức năng hoạt động kinh doanh sinh lời thì thành lập văn phòng đại diện là phù hợp nhất.
Chức Năng Của Văn Phòng Đại Diện
Văn phòng đại diện bao gồm 10 chức năng chính và các chức năng quan trọng khác như:
- Thực hiện các công việc phát triển các ngành nghề kinh doanh đã được cơ quan chức năng cấp phép trên địa bàn hoạt động theo pháp luật hiện hành.
- Thực hiện các công việc báo cáo với cơ quan chức năng tại địa phương theo đúng quy định của nhà nước.
- Thực hiện báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định của doanh nghiệp.
- Thực hiện việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả tăng trưởng và chiến lược phát triển của cơ sở hằng năm.
- Tổ chức công việc hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.
- Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo quy mô định hướng của hội động quản trị.
- Phối hợp với văn phòng trụ sở chính của doanh nghiệp và các cơ sở, chi nhánh khác trong việc khai thác khách hàng cũng như việc điều động nhân viên.
- Quản lý các mặt kinh doanh tại địa bàn hoạt động.
- Soạn thảo những văn bản hợp pháp để phục vụ cho mọi hoạt động của văn phòng dựa trên những văn bản pháp quy của doanh nghiệp.
- Chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ nhân viên tại cơ sở.
Thủ Tục Thành Lập Văn Phòng Đại Diện.
Đồng Hành Xanh xin cung cấp đầy đủ thông tin về thủ tục xin thành lập văn phòng đại diện như sau:
- Thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện (Do người đại diện pháp luật của doanh nghiệp ký)
- Quyết định bằng văn bản về việc thành lập văn phòng đại diện của hội đồng quản trị (Do chủ tịch hội đồng quản trị ký)
- Bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của hội động quản trị.
- Bản sao hợp lệ quyết định bộ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện .
- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện
- Với cá nhân người Việt Nam chỉ cần CMND và Hộ Chiếu.
- Với cá nhân có quốc tịch nước ngoài: Giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam cấp, giấy phép lao động và hộ chiếu.
- Mục lục hồ sơ.
- Tờ khai thông tin người nộp hồ sơ.
Cơ quan chức năng có thẩm quyền giải quyết là: Phòng đăng ký kinh doanh, sở kế hoạch và đầu tư.
Thời hạn giải quyết và thủ tục xin thành lập văn phòng đại diện: 3 ngày kể từ ngày bắt đầu nhận được hồ sơ, sau khi xem xét tính hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện. Mỗi đơn vị phải lập và nộp đầy đủ các biểu mẫu báo cáo và các thủ tục liên quan trong thời gian nhất định để tránh phát sinh các khoản phạt từ các cơ quan nhà nước.
Hi vọng, những thông tin Đồng Hành Xanh cung cấp ở trên sẽ giúp bạn có những thông tin cần thiết và chính xác nhất về văn phòng đại diện, chức năng cũng như các thủ tục thành lập văn phòng đại diện. Nếu bạn muốn mở văn phòng đại diện nhưng chi phí hạn hẹp thì mô hình văn phòng ảo là lựa chọn phù hợp cho bạn.
